同样的，使用的沟通媒介也能反映沟通双方的关系类型。电话所代表的关系不同于正式的书面文件，或者是由情报员传送的信件。
在沟通互动中，既要该考虑双方的“心理状态”，又要兼顾双方的“关系”类型。比如说，一个热情的下属和一个多疑的老板沟通的情形就和一个热情的老板和一个多疑的下属沟通的情形不一样。
沟通要素之二：信息
“要表达的”信息和“被接收的”信息
沟通的“信息”元素包括“要表达的”信息和“接收到的”信息。在NLP中，有一种被广为接受的说法：“沟通的意义决定于对方的回应；自己说得多‘对’没有意义，对方收到你想表达的讯息才是沟通的目的。”这表明，发送者想要传达的信息和其他人接收到的信息并不一定相同。
有效沟通从本质上是传送者和接收者之间的反馈回路，这种回路试图在最大程度上统一想要传达的信息和接收到的信息。沟通中，最重要的任务就是确保你想要传达的信息就是对方接收到的信息。换句话说，自己说什么不重要，对方听到什么才是重要的。正如一位领导者所说的那样：“难题在于让人们按你想要的做，而不是你所说的。”