具体到各个部门的汇报分享材料，一般由各部门自行组织材料编制，但应对会议材料做出一些具体要求，如安全工作会要求各部门对上一年安全工作进行总结、面临形势分析和主要问题分析、下一年度的主要工作计划等。此外还要约定材料的最晚提交时限，注意格式、版本等，最好提前在会议电脑上播放、查看一下，以确保PPT的版本兼容等没有问题。
还要注意准备的会议资料就是会场背景PPT等资料。
三、会前准备：如何内外兼修开展会场布置
会场布置可以从会场内、会场外两个方面去准备。
会场内的布置需要结合场地和会议特征，以及参会人员的数量。本次的安全工作会就在公司内部的大型会议室召开，会场座席主要分为领导座席和普通座席。
领导座席在会场最前端，单排布置。
领导铭牌，也建议提前制作备好。当有领导未确定是否参加时，建议也可以把铭牌提前做好，毕竟撤掉可比临时去准备方便得多，而且也没有多少成本。
普通座席由于人数较多，要结合门的位置，按区块布置。区块不宜太少，否则会场会给人很零散的感觉。区块也不宜太多，否则人员不方便通行。人员就座可按部门编排，并摆放好铭牌。会议通知中也可以放上座位布置图，以便于开会时大家可以迅速找到自己的座位。